Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Spreekhuys, gevestigd aan De Laurier 9, 5831 RP Boxmeer (KvK 89509765), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen kun je contact opnemen via info@spreekhuys.nl of 06 15 36 59 73.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Gespreksaantekeningen en dossiergegevens die nodig zijn voor je coachingtraject.
• Factuur- en betaalgegevens.
• Eventuele bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over gezondheid of gezinssituatie) die je vrijwillig met ons deelt in het kader van het traject.
• Gegevens over anderen die je zelf noemt, zoals je partner of kinderen, voor zover nodig voor de coaching.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken je gegevens alleen als daar een geldige grondslag onder de AVG voor is:

• Afspraakverzoek en kennismaking (naam, e-mail, telefoon, onderwerp, je toelichting) – grondslag: uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst. Deel via het formulier geen medische of uitgebreide privé-informatie.
• Uitvoeren van je coachingtraject (dossier- en gespreksaantekeningen) – grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Gratis gids / e-book (naam en e-mailadres) – grondslag: jouw toestemming. Je ontvangt de download en, als je dat aanvinkt, onze e-mails.
• Nieuwsbrief (e-mailadres) – grondslag: jouw toestemming. Elke e-mail bevat een afmeldlink; afmelden kan op elk moment.
• Facturatie en administratie – grondslag: wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) en uitvoering van de overeenkomst.
• Website-statistieken – grondslag: jouw toestemming via de cookiebanner.
• Beveiliging van onze formulieren – grondslag: gerechtvaardigd belang (het voorkomen van misbruik). Om misbruik van onze formulieren en onnodig herhaalde aanvragen te voorkomen, gebruiken we tijdelijke, gepseudonimiseerde technische gegevens die zijn afgeleid van het opgegeven e-mailadres en het gebruikte IP-adres. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beveiligen van onze formulieren en uiterlijk na 24 uur verwijderd.

We gebruiken je gegevens nooit voor commerciële profilering en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

4. Gevoelige en bijzondere persoonsgegevens

In coaching deel je vaak gevoelige informatie, bijvoorbeeld over je relatie of gezin. Een deel daarvan kan onder de AVG een bijzonder persoonsgegeven zijn, zoals informatie over je gezondheid. Daarvoor gelden strengere regels.

Bijzondere persoonsgegevens verwerken we niet op basis van "uitvoering van de overeenkomst". Gezondheidsgegevens en andere bijzondere gegevens verwerken we alleen als je die zelf met ons deelt en je daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft. Die toestemming vragen we bij de start van een traject en leggen we schriftelijk vast. Je kunt haar altijd intrekken. Het accepteren van onze algemene voorwaarden is geen toestemming voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Vertel je iets over je partner, kinderen of andere mensen, dan leggen we alleen vast wat nodig is voor je begeleiding. Via het contactformulier vragen we geen medische of uitgebreide privé-informatie – een korte omschrijving van je vraag is genoeg.

5. Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Wat je tijdens een gesprek bespreekt, behandelen we vertrouwelijk; dat volgt uit onze overeenkomst. Bij relatie- en gezinscoaching maken we vooraf met alle deelnemers afspraken over informatie die iemand apart deelt. We delen informatie alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt of er sprake is van een ernstig en concreet veiligheidsrisico.

6. Verwerkers en ontvangers

Voor onze dienstverlening schakelen we een beperkt aantal leveranciers in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten:

• onze hosting- en websitepartij (verzending van formulieren en opslag van aanvragen);
• onze e-mail- en nieuwsbriefprovider (verzending van de gids en e-mails);
• onze boekhouder en boekhoudsoftware (facturatie en administratie);
• onze statistiekentool, uitsluitend na jouw cookietoestemming.

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke leveranciers we op dit moment concreet gebruiken? Vraag het op via info@spreekhuys.nl.

7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

De AVG schrijft geen vaste bewaartermijn voor. We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelden:

• Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Dossier- en gespreksaantekeningen: maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij je ons vraagt ze eerder te verwijderen of er een wettelijke of aantoonbare noodzaak is om ze langer te bewaren.
• Afspraakverzoeken die niet tot een traject leiden: tot 1 jaar.
• Nieuwsbrief- en e-bookgegevens: tot je je afmeldt, en daarna maximaal 6 maanden om je afmelding te kunnen aantonen.
• Contactgegevens uit losse e-mails zonder vervolgtraject: tot 1 jaar.
• Technische gegevens voor formulierbeveiliging: uiterlijk 24 uur.

8. Beveiliging

Je dossier wordt inhoudelijk alleen gebruikt door de bij jouw traject betrokken coach(es). Digitale gegevens staan bij leveranciers die technisch toegang kunnen hebben tot de systemen; met hen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. We nemen passende maatregelen, maar geen enkel systeem is volledig zonder risico. Bij een datalek handelen we volgens de AVG. Waar dat verplicht is, melden we het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokkenen.

9. Cookies

Deze website gebruikt alleen cookies in twee categorieën:

• Noodzakelijk: cookies die nodig zijn voor de technische werking van de site, zoals het onthouden van je cookievoorkeuren. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytics: cookies die anonieme statistieken geven over het gebruik van de website, bijvoorbeeld via Google Analytics. Deze worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de cookievoorkeurenlink onderaan elke pagina. Voor analytics gebruiken we geen advertentie- of profileringstools en wordt je IP-adres geanonimiseerd.

10. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken of je toestemming intrekken.

1. Stuur je verzoek naar info@spreekhuys.nl of per post naar ons adres.
2. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, zonder dat je een kopie van je paspoort hoeft te sturen.
3. We reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan dat met maximaal twee maanden worden verlengd, en dan laten we je dat weten.
4. Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

Spreekhuys kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.