Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Spreekhuys, gevestigd aan De Laurier 9 A, 5831 RP Boxmeer (KvK 73463221), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen kun je contact opnemen via info@spreekhuys.nl of 06 — 15 36 59 73.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Gespreksaantekeningen en dossiergegevens die nodig zijn voor je coachingtraject.
• Factuur- en betaalgegevens.
• Eventuele bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over gezondheid of gezinssituatie) die je vrijwillig met ons deelt in het kader van het traject.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken je gegevens alleen als daar een geldige grondslag onder de AVG voor is:

• Afspraakverzoek en kennismaking (naam, e-mail, telefoon, onderwerp, je toelichting) — grondslag: uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst, en jouw toestemming voor wat je vrijwillig deelt.
• Uitvoeren van je coachingtraject (dossier- en gespreksaantekeningen) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Gratis gids / e-book (naam en e-mailadres) — grondslag: jouw toestemming. Je ontvangt de download en, als je dat aanvinkt, onze e-mails.
• Nieuwsbrief (e-mailadres) — grondslag: jouw toestemming. Elke e-mail bevat een afmeldlink; afmelden kan op elk moment.
• Facturatie en administratie — grondslag: wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) en uitvoering van de overeenkomst.
• Website-statistieken — grondslag: jouw toestemming via de cookiebanner.

We gebruiken je gegevens nooit voor commerciële profilering en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

4. Gezondheids- en gezinsgegevens

In een coachingtraject kun je gevoelige informatie delen, bijvoorbeeld over je gezondheid, je relatie of je gezinssituatie. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming genieten. We verwerken deze gegevens uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming en alleen voor zover ze nodig zijn voor je begeleiding. Je bent nooit verplicht om via het contactformulier privé- of gezondheidsinformatie te delen — een korte omschrijving van je vraag is genoeg; de rest bespreken we persoonlijk.

5. Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Alles wat je tijdens een gesprek bespreekt, is en blijft vertrouwelijk. Bij relatie- en gezinscoaching geldt geheimhouding tegenover derden, en geldt vertrouwelijkheid voor alle partijen aan tafel — deze geheimhouding volgt uit onze overeenkomst en uit de gedragsregels van het ADR-register. Informatie wordt alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming met anderen gedeeld, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

6. Verwerkers en ontvangers

Voor onze dienstverlening schakelen we een beperkt aantal leveranciers in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten:

• onze hosting- en websitepartij (verzending van formulieren en opslag van aanvragen);
• onze e-mail- en nieuwsbriefprovider (verzending van de gids en e-mails);
• onze boekhouder en boekhoudsoftware (facturatie en administratie);
• onze statistiekentool, uitsluitend na jouw cookietoestemming.

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke leveranciers we op dit moment concreet gebruiken? Vraag het op via info@spreekhuys.nl.

7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

De AVG schrijft geen vaste bewaartermijn voor. We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelden:

• Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Dossier- en gespreksaantekeningen: maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij je ons vraagt ze eerder te verwijderen of er een wettelijke of aantoonbare noodzaak is om ze langer te bewaren.
• Afspraakverzoeken die niet tot een traject leiden: tot 1 jaar.
• Nieuwsbrief- en e-bookgegevens: tot je je afmeldt, en daarna maximaal 6 maanden om je afmelding te kunnen aantonen.
• Contactgegevens uit losse e-mails zonder vervolgtraject: tot 1 jaar.

8. Beveiliging

Je dossier wordt zorgvuldig bewaard en alleen ingezien door de bij jouw traject betrokken coach(es). Digitale gegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen en e-mailverkeer verloopt via reguliere, beveiligde kanalen.

9. Cookies

Deze website gebruikt alleen cookies in twee categorieën:

• Noodzakelijk: cookies die nodig zijn voor de technische werking van de site, zoals het onthouden van je cookievoorkeuren. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytics: cookies die anonieme statistieken geven over het gebruik van de website, bijvoorbeeld via Google Analytics. Deze worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de cookievoorkeurenlink onderaan elke pagina. Voor analytics gebruiken we geen advertentie- of profileringstools en wordt je IP-adres geanonimiseerd.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen (voor zover dat juridisch is toegestaan). Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking. Stuur hiervoor een e-mail naar info@spreekhuys.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Spreekhuys kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.